Så får du ordning på kundhanteringen och hemsidan – utan krångel

Som småföretagare kan hemsidan och kundhantering vara både tidskrävande och frustrerande.

Hemsidan kan vara både en tidstjuv och något som helst ”bara ska funka”.

Och när gjorde du senaste en piruett av glädje för att en kund frågade om det där dokumentet du redan skickat tre gånger?

Båda dessa saker är, lyckligtvis, möjliga att lösa. Och det ganska enkelt.

Allt du behöver är en kundportal som är lätt att hantera där du kan samla allt relaterat till en kund på ett och samma ställe — som både du och kunden har tillgång till.

Till din hemsida behöver du ett enkelt recept som hjälper dig skapa hemsidor som är lättförståelig och målriktade.

Kundhantering utan huvudvärk

Din tid en av dina mest värdefulla resurser. Men allt för ofta fastnar man i uppgifter som att hålla reda på kundinformation, svara på samma frågor om och om igen, och jaga dokument som har skickats fram och tillbaka flera gånger.

En lösning på detta problem är att implementera en kundportal – ett digitalt nav där du och dina kunder kan samarbeta smidigt och effektivt. Låt oss dyka djupare in i varför detta är så viktigt, vad en kundportal kan innebära för ditt företag, och hur du kan implementera en sådan lösning.

Varför du behöver en kundportal

Vi har redan doppat tårna i den här frågan, men låt oss dyka lite djupare i varför en kundportal kan vara en bra lösning för dig.

1. Effektivare Kommunikationen och Kundservice:

Ett av de största problemen med traditionell kundhantering är att information ofta är spridd över flera olika plattformar – e-post, dokumentlagringstjänster, och projektledningsverktyg.

Detta leder till ineffektivitet och frustration både för dig och dina kunder. Med en kundportal samlar du all kommunikation och alla viktiga dokument på ett ställe, vilket gör det enkelt att hålla ordning och reda.

2. Förbättrad kundupplevelse:

Dina kunder förväntar sig idag en hög nivå av service och tillgänglighet. Genom att erbjuda dem en egen portal där de kan se status på sina projekt, ladda ner nödvändiga dokument, och kommunicera direkt med dig, visar du att du värdesätter deras tid och förtroende.

Detta ökar inte bara kundnöjdheten utan kan också leda till ökad kundlojalitet och rekommendationer.

3. Tidsbesparing och ökad produktivitet:

Genom att centralisera mycket av det administrativa arbetet, frigör du tid som du istället kan lägga på att utveckla ditt företag och dina produkter eller tjänster.

Istället för att spendera timmar på att leta efter ett visst e-postmeddelande eller dokument, kan du enkelt logga in i portalen och ha all information samlad på ett ställe.

Vad är en kundportal och hur fungerar den?

En kundportal är en onlineplattform som fungerar som en digital mötesplats för dig och dina kunder. Här kan du och dina kunder dela dokument, följa projektstatus, skicka meddelanden, och mycket mer.

Det är en lösning som ger båda parter enkel och säker åtkomst till all nödvändig information, när som helst och var som helst.

Funktioner som en kundportal kan innehålla:

1. Projektöversikt: Här kan du ge dina kunder en tydlig bild av hur deras projekt fortskrider. De kan se tidslinjer, viktiga milstolpar, och eventuella uppgifter som kräver deras uppmärksamhet.

2. Dokumentdelning: Glöm bort att skicka e-post med bilagor fram och tillbaka. Genom portalen kan du och kunden ladda upp och ladda ner alla nödvändiga dokument på ett ställe. Detta gör det enkelt att hålla koll på vilken version som är den senaste och säkerställer att inget viktigt faller mellan stolarna.

3. Kommunikation: Istället för att skicka e-post fram och tillbaka, kan du och dina kunder kommunicera direkt genom portalen. Detta gör det lättare att hålla reda på konversationer och säkerställer att all kommunikation är samlad på ett och samma ställe.

4. Kundspecifika inloggningar: Varje kund har sin egen inloggning, vilket innebär att de bara har tillgång till den information som rör deras projekt. Detta skapar en personlig och säker upplevelse.

5. Automatiserade uppdateringar: När något uppdateras i portalen, kan dina kunder automatiskt få ett meddelande om detta. Detta gör att de alltid är uppdaterade om vad som händer och minskar behovet av att de själva behöver följa upp.

Hur implementerar du en kundportal i ditt företag?

1. Välj rätt plattform:

Det första steget är att välja en plattform som passar dina behov. När du gör detta, bör du tänka på vilka funktioner som är viktigast för dig och dina kunder.

Vill du ha en enkel lösning som är lätt att sätta upp och använda, eller behöver du mer avancerade funktioner som projektledning och tidsregistrering?

Det finns många olika alternativ på marknaden, från enkla DIY-lösningar till mer omfattande system som kräver lite mer teknisk kunskap.

2. Anpassa portalen:

När du har valt din plattform, är nästa steg att anpassa portalen så att den reflekterar ditt varumärke och dina arbetsprocesser. Detta innebär att du laddar upp din logotyp, väljer färger som matchar ditt varumärke, och organiserar innehållet på ett sätt som är logiskt och användarvänligt.

Tänk på att portalen ska vara lätt att navigera för dina kunder, så håll strukturen enkel och intuitiv.

3. Skapa konton för dina kunder:

När portalen är anpassad och klar, är det dags att skapa konton för dina kunder. Du kan välja att bjuda in kunderna via e-post där de själva skapar ett lösenord, eller skapa konton åt dem och skicka ut inloggningsuppgifter. Det här är beroende på vad du föredrar och vad som tillåts i plattformen du valt.

Se till att varje kund bara har tillgång till sin egen information.

4. Ladda upp innehåll och projektinformation:

Nästa steg är att ladda upp all relevant information i portalen. Detta kan vara allt från projektplaner och kontrakt till fakturor och arbetsbeskrivningar.

Om du redan har pågående projekt, se till att dessa är uppdaterade i portalen så att dina kunder enkelt kan se vad som är på gång.

5. Introducera dina kunder till portalen:

Det sista steget är att introducera dina kunder till portalen. Skicka ut en tydlig instruktion om hur de loggar in och vad de kan göra i portalen.

Det kan vara en bra idé att erbjuda en kort genomgång, antingen via video eller ett enkelt dokument, så att de känner sig bekväma med att använda systemet.

Frigör mer tid och slipp frustration med din kundportal

Genom att implementera en kundportal i ditt företag, kan du drastiskt förbättra både din egen och dina kunders effektivitet och upplevelse.

En välanvänd kundportal gör att du slipper jaga dokument och svara på samma frågor om och om igen, och istället kan fokusera på att leverera värde till dina kunder.

Det är en investering som snabbt betalar sig själv tillbaka, både i tid och i ökad kundnöjdhet.

Nu när vi har kundhanteringen under kontroll, låt oss titta på din hemsida.

Hemsidan – ditt viktigaste verktyg för att fånga och behålla kunder

Din hemsida är ofta det första intrycket kunder får av ditt företag. Och som bekant är det första intrycket viktigt.

Men många småföretagare begår misstaget att överkomplicera sina hemsidor eller fylla dem med irrelevant innehåll, vilket gör att potentiella kunder snabbt tappar intresset och klickar sig vidare till en konkurrent.

Här är ett enkelt recept för att skapa en användarvänlig och säljande hemsida.

1. Tydligt och klart innehåll för kunderna

Din hemsida ska vara som en välorganiserad butik där kunden enkelt hittar det de söker. Börja med att göra det tydligt vad du erbjuder, och håll informationen koncis.

Använd enkla ord och korta meningar – inga krångliga facktermer som bara förvirrar. Tänk på att din hemsida ska vara så lätt att förstå att även någon utan tidigare kunskap om din bransch direkt kan se värdet i det du erbjuder.

2. Bygg en historia som leder kunden mot köpet

Storytelling är mer än bara en trend. Genom att strukturera din hemsida så att den berättar en sammanhängande historia om hur din produkt eller tjänst kan förbättra kundens liv, skapar du en emotionell koppling.

Börja med en enkel toppsektion som snabbt förklarar vad du erbjuder och hur det kan hjälpa kunden.

Följ sedan upp med att tydliggöra vad kunden riskerar att förlora om de inte agerar. Detta skapar en känsla av brådska och behov.

3. Värdepropositionen

Här handlar det om att sälja in fördelarna, inte bara funktionerna. Vilken förändring kommer kunden att uppleva efter att ha använt din produkt eller tjänst?

Genom att lyfta fram 3-5 nyckelfördelar, hjälper du kunden att visualisera hur deras liv blir bättre med din lösning.

Detta skapar en känslomässig koppling och gör att de börjar se din produkt som det självklara valet.

4. Var guiden i historien

Positionera ditt företag som guiden som hjälper kunden att nå sina mål. Genom att framställa dig själv som den erfarna och sympatiska hjälpen i deras resa, skapar du en relation baserad på förtroende snarare än att försöka imponera.

Kunden ska känna att du är där för att stödja, inte för att glänsa.

5. Pris eller produktbeskrivning

Transparens är nyckeln här. Många småföretagare är rädda för att visa sina priser, men det skapar bara onödig friktion.

Genom att vara tydlig med priser eller beskrivningar av dina produkter eller tjänster, visar du att du är pålitlig och att kunden får vad de betalar för.

Om priser kan variera kraftigt, så var öppen om att de olika priserna du visar är indikerande, och inte fasta. Det psykologiska i denna öppenhet gör att kunden får ännu mer förtroende för dig, eftersom du framstår som ödmjuk.

6. Planen vidare

Många glömmer att visa kunden vad som händer härnäst. Genom att inkludera en sektion som beskriver stegen framåt efter en beställning, gör du processen mer förutsägbar och mindre skrämmande för kunden.

Håll det enkelt – tre till fyra steg är optimalt.

Jag vet, oftast innehåller processen fler steg än så, men dra fram några milstolpar och tryck på fördelen i de olika stegen. Att visa alla 7 steg i processen gör det oöversiktligt och verkar mer ansträngande för kunden.

Skapa en förkortad process för att hålla det enkelt.

7. Förklaring och vanliga frågor

Här får du chansen att dyka ner i detaljerna. En FAQ-sektion eller en mer utförlig förklarande text kan besvara de vanligaste frågorna och minska eventuella osäkerheter hos kunden.

Inom försäljning pratar man ofta om att ”pre-empty” vanliga invändningar. Det vill säga att man tar upp invändningar innan kunden hinner ställa dem, och förklarar hur en produkt eller tjänst inte omfattas av just den invändningen ”genom att…”.

Den här sektionen är din chans att göra samma sak på din hemsida, och därigenom minska risken att kunden är tveksam, eller vänder för att de inte fick tag i informationen de undrade över. Och vem orkar ta kontakt för att fråga om det om det redan finns en konkurrent som erbjuder något liknande?

8. Leads-generator

För de kunder som inte är redo att köpa direkt, är det viktigt att fånga upp dem ändå. Skapa ett värdefullt erbjudande, som en guide eller en checklista, som kunden kan få genom att lämna sin e-postadress.

Följ sedan upp med en automatiserad e-postsekvens som gradvis bygger upp intresset och leder dem mot ett köp.

Genom att följa dessa steg, skapar du inte bara en hemsida som är lätt att navigera och som effektivt kommunicerar ditt värde – du bygger också en plattform som aktivt arbetar för att konvertera besökare till betalande kunder.

Och bäst av allt? Det behöver inte vara komplicerat.